home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Almathera Ten Pack 3: CDPD 3 / Almathera Ten on Ten - Disc 3: CDPD3.iso / scope / 001-025 / scopedisk20 / libcat12 / maint.doc < prev    next >
Text File  |  1995-03-18  |  6KB  |  115 lines
  1.                          File Maintenance Instructions
  2.        
  3.        
  4.        The File Maintenance option will allow  you to build and maintain
  5.        your catalog.  Options are  available  to  add new entries, or to
  6.        delete, change  or  view  existing  entries.   An  option is also
  7.        available to  search  the  database  for  specified  key words or
  8.        phrases.
  9.        
  10.        
  11.        File maintenance actions  are  accomplished  using  the  Function
  12.        Keys.  The Function  Keys  are  located  on  the  top row of your
  13.        keyboard and are  numbered  F1  through  F10.   The  uses  of the
  14.        Function Keys are as follows:
  15.        
  16.        
  17.             F1 - New Key.  Depress this key  to  enter a new record key.
  18.        In this case, the record  key  is  the  book Classification.  You
  19.        also use F1 to  view  the  entry  for  any  given  classification
  20.        number.  When entering the Classification  number, the high order
  21.        positions must be fill with leading zeros if required.
  22.        
  23.             F2 - Append.  Depress this key  to  Add a new entry into the
  24.        catalog. To complete the add  process,  first depress F1 to enter
  25.        the Classification and  then  depress  F2  to enter the remaining
  26.        information.
  27.        
  28.             F3 - Change.   Depress  this  key  to  Change  a  previously
  29.        entered item.  To complete the  change  process, first depress F1
  30.        to enter the Classification  number  for  which the catalog entry
  31.        will be changed.  If the entry is  the correct one to be changed,
  32.        depress F3 to make the change.  If the entry is not the one to be
  33.        changed, depress F5  (View  Next)  to  continue  down the catalog
  34.        until the  correct  entry  is  found.   The  Change  may  also be
  35.        preceded by the Find function.
  36.        
  37.             F4 - Delete.  Depress this key  to  Delete a previous entry.
  38.        To complete the  Delete  process,  first  locate  the appropriate
  39.        entry using F1 or the View or  Find  functions,  then depress F4.
  40.        You will then be ask to verify  that  the  correct entry is being
  41.        deleted.
  42.        
  43.             F5  -  View  Next.   Depress  this  key  to  view  the  next
  44.        sequential catalog entry.   Entries  are  filed in the catalog in
  45.        Classification order.
  46.        
  47.             F6 - View Previous.  Depress  this  key to view the previous
  48.        sequential catalog entry.
  49.        
  50.             F7 - Find.  Depress this key to  Find  the  first entry that
  51.        contains the specified key word or  phrase.  After depressing F7,
  52.        you will be asked to enter the key  word or phrase. You may abort
  53.        the Find function by depressing the ESC key.
  54.        
  55.             F8  -  Find  Next.   Depress  this  key  to  Find  the  next
  56.        occurrence of the specified key  word  or  phrase.  This function
  57.        must be preceded by the Find (F7) function.
  58.        
  59.        Note:  An alternate way to rapidly locate the desired entry is to
  60.        use F1 to locate classification  number.   If the specified entry
  61.        is not found, F5 may then be used  to display the next higher key
  62.        or F6 may be use to display the  next  lower key.  To move to the
  63.        top of the catalog, depress F1 and then depress RETURN.
  64.        
  65.             F9 - not used.
  66.        
  67.             F10 - Quit.  Depress this key  to  exit the File Maintenance
  68.        program and return to the Main Menu.
  69.        
  70.        
  71.        The following data entry conventions are used:
  72.        
  73.             (1)  Depressing the TAB  key  will  cause  the  cursor to be
  74.        positioned at the first character of the next field.
  75.        
  76.             (2)  Depressing the Up  Arrow  will  cause  the cursor to be
  77.        positioned at the first character of the previous field.
  78.        
  79.             (3)  Depressing the Down Arrow  will  cause the cursor to be
  80.        positioned at the first character  of the next field.  Depressing
  81.        the Down Arrow when the cursor is  over the last field will cause
  82.        the entry to be written to the database.
  83.        
  84.             (4)  Depressing the Left Arrow when the cursor is located in
  85.        the first  position  of  a  field  will  cause  the  cursor to be
  86.        positioned at the first character of the previous field.
  87.        
  88.             (5)  Depressing the Right Arrow  when  the cursor is located
  89.        in the last position  of  a  field  will  cause  the cursor to be
  90.        positioned at the first character of the next field.
  91.        
  92.             (6)  Depressing Control V will turn on Insert Mode.  When in
  93.        Insert Mode, all characters of a field to the right of the cursor
  94.        will be moved one position  to  the  right  as new characters are
  95.        entered.  The right most character will be lost.
  96.        
  97.             (7)  Depressing the  ESC  key  will  cause  the  function in
  98.        progress to be aborted.
  99.        
  100.             (8)  Depressing the Return key  will  cause remaining fields
  101.        to be skipped and the entry to be written to the database.
  102.        
  103.             (9)  Depressing  the  Help  key  will  give  you  assistance
  104.        relating to what kind of data  are  required to be entered at the
  105.        current position of the cursor.
  106.        
  107.        
  108.        WARNING!!
  109.        
  110.        Be sure to exit the program by  selecting  "Quit"  from the menu.
  111.        Selecting "Quit" causes  the  index  file  to be written to disk.
  112.        The failure to exit properly  from  the program may result in the
  113.        data being  rendered  unusable.    As  insurance  against  such a
  114.        disaster, be sure to backup your data files often.
  115.